Wat maakt een kennisbank succesvol?
De schakelaar van mijn desktop-PC was kapot. Het schakelaartje was naar binnen gedrukt en bleef steken. In een eerdere blog heb ik al verslag gedaan van mijn vergeefse zoektocht naar de oplossing. Google, YouTube, Copilot – geen van alle hielp me. Wél kreeg ik allerlei adviezen waar ik niets aan had. Als ik die had opgevolgd had ik nu de schakelaar van mijn laptop vervangen (maar die was niet kapot), een nieuwe Lenovo-computer gekocht, de complete printplaat vervangen, voor mijn veiligheid de stroom eraf gehaald en noem maar op. Allemaal ruis!
Afgelopen zaterdag heb ik de computer opengeschroefd. Soms moet je de patiënt maar open maken om te zien wat er aan de hand is.
De oplossing was verrassend simpel. Het front van de PC heeft geïntegreerd een klein plastic schakelaartje. Daaraan zit een palletje dat een piepklein schakelaartje op de printplaat aan- en uitschakelt. Na enig priegelen schoot dat plastic schakelaartje weer in de juiste positie. Probleem opgelost! Ik voelde me een beetje computertechnicus 😉
Verbazingwekkend vind ik dat die oplossing niet meteen ergens verscheen op het internet. Ook Copilot kwam er niet mee, maar begint over de voeding vervangen, stroom eraf enz. Leuk is wel dat Copilot met de work-around komt die iemand me gaf: haal de schakelaar eruit en gebruik bijv. een schroevendraaier of een chopstick om rechtstreeks de schakelaar op de printplaat in te drukken. Als ik heel gericht aan Copilot vertel dat alleen de plastic schakelaar in het front kapot is, komt Copilot wél met de juiste oplossing. Laat dat gezegd zijn!
Wat zijn de conclusies van deze casus als je een kennisbank in je bedrijf wilt gaan gebruiken?
Ik zie twee belangrijke punten.
Conclusie 1: Als je precies de juiste instructie nodig hebt, moet iemand die instructie wel maken. De instructie voor mijn specifieke probleem is er niet of misschien ergens heel verstopt.
Conclusie 2: Als je een kennisbank goed wilt gebruiken, moet je in staat zijn je vraag precies te formuleren. Nu ik weet hoe het schakelaartje werkt, kan ik aan Copilot beter duidelijk maken wat ik zoek en krijg ik een beter antwoord. Opleiden van mensen blijft daarom in bedrijven nodig. Alleen dan kunnen ze kennisbanken goed bevragen en de resultaten goed beoordelen.
Hoe past Eluxis deze inzichten rondom kennisbanken toe bij klanten?
We krijgen als Eluxis steeds meer vragen van bedrijven om kennisbanken op te zetten. Dat doen we graag. Daarbij zorgen we er ook voor dat de juiste informatie daarin wordt opgenomen. Zonder goede inhoud geen goede kennisbank. Daarbij zorgen we er ook voor dat mensen kort en krachtig opgeleid worden in het gebruik ervan. Zonder begripvolle gebruiker heb je ook geen goede kennisbank.
Geïnteresseerd in een kennisbank? Neem dan contact met ons op om eens te sparren. Dat doen we graag! Dan laten we je ook wat goede voorbeelden ervan zien.
Groeten!
Peter van Bart
PS: Kijken wat er in de praktijk echt nodig is voor mensen, is een van de principes in de Lean-verbetermethodieken. To the gemba wordt dat genoemd, met dat leuke Japanse woord gemba. Dat betekent de plek waar het gebeurt, de werkvloer. In deze tijd van AI en digitalisering moeten we deze werkelijke plaats en de echte gebruiker niet vergeten.
