Kennis borgen

Help, mijn kennis gaat met pensioen!

Herkenbare situatie?

Henk gaat binnenkort met pensioen. Hij is senior maintenance engineer.  De laatste 25 jaar heeft hij ervoor gezorgd dat de gasturbines die zijn bedrijf levert, probleemloos draaien bij de klanten. Met deze 25 jaar werkervaring is hij het wandelend archief van het bedrijf. Iedereen die vastloopt, gaat even bij Henk buurten en samen lossen ze het probleem op. Is er een lastig probleem bij een klant, dan stapt Henk in het vliegtuig en lost het op.

De manager van Henk maakt zich grote zorgen: “Wat als hij met pensioen is, wie lost dan die problemen op?”. De manager gaat naar Henk en zegt: “Henk, wil jij drie maanden voordat je met pensioen gaat gebruiken om al je belangrijke kennis op te schrijven?”. Dat lijkt Henk een goed idee. Het maakt hem blij dat zijn kennis zo belangrijk is dat deze vastgelegd moet worden voor de medewerkers na hem.

Henk is de laatste maanden druk als altijd met het oplossen van allerlei acute problemen. De laatste maand gaat in en nu wordt het echt tijd op te gaan schrijven. Henk begint enthousiast te schrijven, te schrijven, te schrijven en o wat weet hij veel. Het ene onderwerp na het andere onderwerp passeert de revue. Helaas, de tijd om alles goed af te maken heeft hij niet. Bij zijn afscheid overhandigt Henk een geprinte versie van zíjn kennis aan de manager. Een kwart is er af. De manager bedankt hem hartelijk. Henk loopt het kantoor uit. De manager kijkt een week later nog eens goed. Hij schrikt zich rot. Voor hem ligt een 100 pagina’s dik boekwerk. Maar af is het niet en snappen doet hij lang niet alles. De week daarop is er een probleem met een turbine. Het boek van Henk beschrijft dit probleem nu net niet, daar had hij geen tijd meer voor. Henk zelf is inmiddels echter aan zijn wereldreis begonnen. Wat nu? Er moet een nieuwe monteur op het probleem af. Die heeft na 2 maanden, heel veel overleg, een ontevreden klant en een schadeclaim het probleem eindelijk opgelost.

De oplossing van Eluxis

Eluxis wordt regelmatig ingeschakeld voor het borgen van kennis van medewerkers die met pensioen zullen gaan.

Als Eluxis wordt ingeschakeld helpen we me het volgende:

  • Het maken van een goede planning, zodat we op tijd starten en er tijd is voor controle en overdracht.
  • Bepalen van welke kennis kritisch is én nog niet is vastgelegd. In de praktijk zien we twee grote fouten die gemaakt worden bij kennisbehoud. Zomaar opschrijven van alles wat je weet, betekent meestal een onbruikbare dump. Bovendien schrijven medewerkers dan vaak informatie op die elders al vastligt. Dat zorgt alleen maar voor informatievervuiling.
  • Direct en op tijd zorgen voor de kennisoverdracht.

Wat levert het op?

Veel bedrijven zien ertegen op om kennis vast te gaan leggen van medewerkers die uit dienst gaan. Daardoor stellen ze het uit tot het te laat is.

Onze ervaring is dat we in korte tijd de belangrijkste kennis van medewerkers kunnen verzamelen, kunnen vastleggen en meteen kunnen overdragen.

Dat zorgt ervoor dat Henk na zijn pensioen heerlijk aan zijn wereldreis kan beginnen. Zijn opvolger hoeft niet wanhopig te denken wat toch de tip van Henk zou zijn bij dat probleem. Die cruciale tip is gelukkig op tijd beschreven.