Standaardiseren

Help, ik vind telkens opnieuw het wiel uit!

Herkenbare situatie?

Hugo, Thijs en Roos werken alle drie bij de serviceafdeling van het bedrijf. Hun taak is klanten te ondersteunen als deze vragen hebben over de ventilatiesystemen die het bedrijf verkoopt. Dit zijn grote systemen voor bedrijven en fabrieken. Bij deze systemen worden verschillende servicepakketten verkocht. Als klant kun je kiezen voor periodiek onderhoud, upgraden naar nieuwe softwareversies, periodieke training, helpdesksupport en noem maar op. De verkopers zijn enthousiast en verkopen allerlei services, ook wereldwijd.

Natuurlijk zijn er af en toe vragen en zelfs klachten. De serviceafdeling krijgt het steeds drukker met het beantwoorden van vragen en klachten. Evelien, de servicemanager, ziet hen zwoegen. Wat is er eigenlijk verkocht en afgesproken? Wat is er al eerder gedaan voor de klant? En waarom heeft klant X een ander contract dan klant Y? Ze ziet ook dat de klanten die het minste gekocht hebben, vaak de meeste tijd en aandacht krijgen.

Hoe krijgt ze hier grip op? Na een knallende ruzie tussen haar afdeling en de salesmanager over de slordige afspraken die er met een klant gemaakt zijn, besluit ze dat er echt wat moet gebeuren.

De oplossing van Eluxis

In groeiende, grotere bedrijven ontstaat vroeg of laat het inzicht dat de fase van pionieren en flexibiliteit voorbij is. Het bedrijf moet als team gaan werken, volgens bepaalde standaarden. Die standaarden gaan bijvoorbeeld over het leveren van de services of over de producten die aangeboden worden. In bedrijven met kritische bedrijfsprocessen is vaak ook de wens om strakke afspraken te maken over de uitvoering inspecties, productie en onderhoud.

Eluxis heeft brede ervaring met het vastleggen van bedrijfsprocessen, werkwijzes, en producten. Met onze methodieken kunnen we dit voortvarend en snel aanpakken. Vaak brengen we eerst de bedrijfsprocessen in kaart en daarna de werkzaamheden. We hebben hiervoor diverse best practices.

We zorgen voor het vastleggen van werkwijzes in standaarden én voor het juiste gebruik daarvan in je organisatie. Daarvoor zijn we veel op de werkvloer te vinden, waar het werk echt gebeurt. Daar stemmen we af en zorgen we voor training-on-the-job en coaching.

Wat levert het op?

Heldere standaarden zorgen voor rust in je organisatie. Als iedereen weet wat de producten en diensten zijn, hoe er gewerkt moet worden, kunnen de medewerkers zich richten op een goede uitvoering daarvan. Je organisatie krijgt een gedeeld beeld, een gedeelde visie. Daardoor kan je organisatie als team gaan werken. Dat zorgt voor tevreden klanten, meer omzet en meer winst.

Evelien als servicemanager merkt dat als geen ander. Haar afdeling kan zich gaan richten op het goed ondersteunen van de klant. Brandjes blussen en interne onduidelijkheden oplossen zijn verleden tijd.