Up-to-date en efficiënt gemaakte handleidingen
Documentatie vanuit een Component Content Management Systeem
Vraag
SafanDarley ontwikkelt en bouwt kantbanken en scharen voor een wereldwijde markt. SafanDarley werkt vanuit twee vestigingen en doet de R&D, engineering en fabricage in huis. De handleidingen bij de producten werden via een Access database gegenereerd uit Word-documenten. Dit proces was verouderd en tijdrovend. De wens van SafanDarley was om over te stappen naar een Content Component Management Systeem (CCMS) om efficiënt en snel de handleidingen te gaan maken en te kunnen vertalen.
Ik vind het leuk om een complex product te ontwerpen, maar het is een moetje om er dan ook documentatie bij te schrijven. De samenwerking met Eluxis is heel fijn omdat ik met passie kan vertellen over mijn werk en Eluxis het vervolgens helder op papier kan zetten. Ik hoef zelf niks meer te schrijven en er is op tijd ook een duidelijke handleiding!
Ik hoef daardoor niet meer naar het buitenland toe om de nieuwe producten te installeren want de installateur/distributeurs kunnen het nu zelf. Ik heb dus ook meer tijd om aan het ontwerpen te besteden.
Eluxis heeft veel ervaring en handigheid in handleidingen schrijven in Author-It. Ze hebben me goed ingewerkt in het CCMS. Van meekijken en zelf onder begeleiding invoeren, naar zelf invoeren, schrijven en publiceren. Ik kreeg strakke deadlines waardoor ik ook echt zelf aan de slag moest. Bij vragen, heb ik snel en duidelijk advies. Het fijne van het werken met Eluxis is dat ze niet alle kennis voor zichzelf houden waardoor je als bedrijf niet afhankelijk wordt van één partij. Ik kan nu het CCMS zelf ook onderhouden, en ben niet afhankelijk van Eluxis voor aanpassingen. Ik kan het van harte andere maakindustriebedrijven ook aanbevelen om de hulp van Eluxis in te schakelen.
Oplossing
Eluxis heeft de documentalist en inhoudsverantwoordelijken van SafanDarley geholpen om de verbeterde en nieuwe handleidingen in het CCMS te zetten. Eluxis levert de expertise hoe je goede documentatie ontwerpt en schrijft en hoe je werkt met het gekozen CCMS Author-It. Als buitenstaander helpt Eluxis te bepalen welke onderwerpen uitgelegd moet worden aan klanten en installateurs en daarom in de handleidingen moeten komen. De inhoudsverantwoordelijkheid blijft liggen bij SafanDarley. Daarom is het wel zo prettig dat SafanDarley zelf snel updates kan doorvoeren en publiceren. Eluxis heeft de documentalist meegenomen in het traject en steeds meer zelf laten uitvoeren.
Resultaat
SafanDarley heeft nu de verbeterde kantbankhandleidingen en de nieuwe handleidingen voor nieuwe producten zoals de Mini Cell en I-Mate in het CCMS Author-It staan. Deze handleidingen zijn helder en modulair opgezet, goed gestructureerd en helder geschreven volgens de best practices op het vakgebied technische documentatie. SafanDarley is nu bijna klaar om echt afscheid te gaan nemen van de Access database en de geprinte documenten. Dit scheelt veel tijd en de handleidingen kunnen efficiënter gemaakt en vertaald worden.
Bovendien bieden de handleidingen betere ondersteuning voor de klanten en gebruikers, zodat die zelf goed kunnen werken met de kantbanken en tevreden zijn. Ook hoeft SafanDarley niet meer eigen engineers te sturen naar het buitenland om kantbanken te installeren, maar de dealers kunnen aan de hand van de installatiehandleiding zelf installeren.
