Betere gebruikersinformatie, beter informatieproces

Betere informatie voor de gebruikers van de Nedap Ons^® software in de zorg

De Nedap Ons^® software

Nedap Healthcare is ICT-marktleider voor de langdurige zorg. Met de Ons^® software kunnen zorgmedewerkers zelfstandig hun werk uitoefenen. Het Ons^® platform biedt hun de benodigde tools voor informatievoorziening en samenwerken. Dagelijks gebruiken meer dan 80.000 zorgmedewerkers deze software.

De software kent uitgebreide functionaliteit om alle typen medewerkers te helpen bij het plannen van diensten, invullen van verantwoording of maken van uitgebreide rapportages. De medewerkers gebruiken de software op hun computer, maar vaak ook in mobiele apps. De software wordt per sector (ouderenzorg, gehandicaptenzorg en GGZ) anders gebruikt. Enkele softwaremodules zijn sectorspecifiek.

De uitdaging

Nedap Healthcare wilde de gebruikers van de software beter ondersteunen. De Ons^®software kenmerkt zich door eenvoud en gebruiksgemak. De informatie bij de software moet het gebruik ervan nog eenvoudiger, makkelijker en prettiger maken. De software wordt continu aangepast en verbeterd. De bijbehorende informatie moet ook direct aangepast kunnen worden. Belangrijke verbeterpunten voor Nedap waren beheersbaarheid van de informatie, vindbaarheid en verbetering van de informatie zelf.

De oplossing: supportportaal met topics

Om de zorgmedewerkers nog beter te ondersteunen heeft Nedap een supportportaal ontwikkeld. Hierin kunnen zij heel makkelijk de informatie vinden voor hun vraag of probleem. Zoeken gaat via “tegels” (menu’s) en een zoekfunctie.

Alle onderwerpen zijn in korte, overzichtelijke topics beschreven. Deze zijn met kenmerken gelabeld voor de verschillende zorgsectoren en softwaremodules (zie boven). Daardoor krijgt de zorgmedewerker uitsluitend de topics die voor haar of zijn situatie gelden – op maat.

De zorgmedewerkers kunnen deze informatie ook direct raadplegen vanuit hun applicaties.

De nieuw ontworpen informatie geeft naast de taakgerichte informatie meer uitleg van concepten achter de software en van verbanden tussen softwarefuncties. Door deze extra uitleg kunnen de zorgmedewerkers veel sneller en beter de software op de juiste wijze gebruiken en eventuele problemen zelf oplossen.

Het supportportaal bij de Ons® software. De gebruikers kunnen via menu’s (“tegels”) en de zoekfunctie heel makkelijk de gewenste informatie vinden. Deze is ook direct vanuit de softwareapplicaties te raadplegen.

Ik ben ervan overtuigd dat de verbeterde opzet van onze informatie onze gebruikers in de zorg veel beter helpt bij hun dagelijks werk met onze software. Per week zijn er circa 10.000 gebruikers en 45.000 pageviews. De eerste reacties van gebruikers waren meteen positief.

Het automatisch categoriseren van onze informatie op basis van informatiekenmerken maakt het werken met de informatie voor zowel ons als de gebruikers een stuk efficiënter. Doordat het ontwikkelen van de gebruikersinformatie en het supportportaal geïntegreerd zijn, kunnen we deze informatie bijzonder soepel ontwikkelen – net als de dagelijkse updates.

Wolter Luijten, Documentatiespecialist, Nedap Healthcare

De ontwikkeling van de oplossing

Eluxis heeft samen met Nedap bepaald welke informatiesoorten voor de gebruikers nodig zijn en hoe die gestructureerd opgebouwd moeten worden. Voor iedere informatiesoort is een informatieprofiel opgesteld. Dit geeft de auteurs van Nedap een duidelijke leidraad voor het maken van de juiste informatie. Ook hebben we samen bepaald welke informatiekenmerken nodig zijn en hoe de auteurs die het handigst kunnen gebruiken.

Nedap heeft samen met een externe partij het nieuwe supportportaal laten ontwikkelen. Hierin kan informatie – op basis van de informatiekenmerken – automatisch aan softwaremodules, gebruikershandelingen en gebruikersgroepen gekoppeld worden.

Voor het maken van de informatie is het IDS Component Content Management Systeem van Eluxis geïmplementeerd. Vanuit IDS wordt de actuele informatie met alle relevante kenmerken direct naar het supportportal gepubliceerd. Daar wordt deze op basis van de informatiekenmerken automatisch geordend en in de juiste structuur aangeboden.

Resultaat: Betere gebruikersinformatie, beter informatieproces

Het werken met informatiekenmerken en het automatische gebruik daarvan in het supportportaal geeft Nedap een uitstekend overzicht over de grote hoeveelheid beschreven onderwerpen. Hierdoor kunnen de auteurs de informatie een stuk sneller en eenvoudiger aanpassen voor nieuwe functies en updates.

De functionaliteiten van IDS zoals hergebruik van informatiedelen, gestructureerde en gelaagde opbouw in topics en scenario’s, zorgen voor informatie op maat voor de gebruikers.

In augustus 2020 is het nieuwe serviceportaal in gebruik genomen.