Informatie beheren

Help, mijn kennis is niet te vinden!

Herkenbare situatie?

Twee ontwikkelaars op de R&D-afdeling, Jason en Julian, bespreken met Roan, de accountmanager, de oplossing voor de vraag van een klant die Roan heeft gesproken. Jason en Julian kijken fronsend, het lijkt veel werk. Roan zegt: “Volgens mij hebben we 3 jaar terug al eens zoiets gedaan. Dat kunnen we weer gebruiken.”. Julians gezicht klaart op: “Je kon wel eens gelijk hebben!”. Jason zegt: “Dat is fijn, maar waar kan ik dat vinden?”.

Roan begint verwoed te zoeken op de bedrijfsschijf. Jason en Julian kijken verwachtingsvol toe. 15 minuten later zegt Roan: “Gevonden!”

Julian bekijkt het document en zegt: “Huh, volgens mij is dit niet de juiste versie, want er ontbreekt een deel”.

Julian begint zelf te zoeken, maar kan het document niet vinden op de bedrijfsschijf. Dan schiet hem een tweede optie te binnen: “Misschien staat het nog op mijn eigen laptop”.

Tien minuten later heeft hij het bestand gevonden op zijn eigen laptop. Het vreemde is alleen dat het bestand op de bedrijfsschijf een recentere bewerkingsdatum heeft dan op zijn eigen computer. Voordat Jason ermee aan de gang kan, zal hij beide documenten moeten vergelijken om een derde, gecombineerde versie te maken.

Nu maar hopen dat ze dit derde document over 3 jaar terug kunnen vinden.

De oplossing van Eluxis

Geordend en terugvindbaar informatie opslaan is een hele kunst. Zowel start-ups als grote bedrijven hebben hiermee problemen. In veel bedrijven is er informatie genoeg, maar is dit een rommeltje.

Het gevolg is dat het wiel steeds weer wordt uitgevonden en dat medewerkers iedere keer hun eigen gang gaan. Gevolgen: verspilling van tijd en energie; frustratie bij het opzoeken; problemen met het waarborgen van kwaliteit en audits, omdat de werkwijzen niet onder controle zijn.

Eluxis helpt uw bedrijf in kaart te brengen welke kennis en informatie kritisch is. Samen met uw medewerkers richten we vervolgens de informatie- en documentatiesystemen goed in. We helpen met het goed inrichten van bijv. kennisbanken, documentatiesystemen en systemen voor opleiden zoals een LMS. Als die systemen er nog niet zijn, adviseren we om de juiste keuzes te maken.

We zorgen ervoor dat deze systemen de juiste informatiearchitectuur krijgen, die aansluit op uw bedrijfsprocessen en de gebruikers.

We zorgen voor de juiste technische inrichting, inclusief bijv. de inrichting van metadata, versiebeheer, workflow, autorisaties en goede zoekfuncties.

Omdat kennis mensenwerk is continu verandert, zorgen we er ook voor dat er een goede beheersorganisatie wordt opgezet. Wij weten welke rollen, taken en processen ingekleed moeten worden voor succes.

Ook zorgen we ervoor dat de gebruikers van de systemen de juiste training en informatie krijgen.

“Veel informatiesystemen zijn een zwart gat. Informatie gaat erin en wordt nooit meer teruggevonden. Een informatiesysteem dat door Eluxis is ingericht, is een stralende ster die medewerkers de weg wijst bij hun werk.”

Wat levert het op?

Na iedere 3 jaar komt Roan weer terug op de R&D-afdeling. Met een trotse glimlach vertelt hij dat hij weer een tevreden klant heeft. Die heeft hij een oplossing verkocht die al eerder gemaakt is. Had hij zelf al opgezocht en snel gevonden. Er is maar een klein beetje aanpassing nodig. Julian en Jason knikken instemmend. Fijn werken is dat zo.