Ontsluiten van documenten in een DMS
Zeg je Eluxis, dan zeg je documentatie. Onze informatiespecialisten zijn dagelijks in de weer om documentatie te ontwikkelen, te ontwerpen, vorm te geven en slim in te kleden in systemen (ontwikkelkant CCMS en beheerkant DMS). In dit artikel staan we stil bij de beheerkant van documentatie: hoe zorg je voor de juiste digitale ordening en ontsluiting in het documentmanagement systeem?
Stappenplan voor een werkbare informatiestructuur en categorisering
In het bedrijfsleven is de ordening van documenten complex. Er zijn honderden, zo niet duizenden documenten die opgeslagen worden in één DMS. Documenten zoals werkinstructies, offertes, datasheets, handleidingen etc.. Het ordenen van deze grote hoeveelheid documenten vergt een gestructureerde aanpak. Documenten moeten volgens een bepaalde gedeelde logica worden opgeslagen en er moeten afspraken worden gemaakt over onder andere het versiebeheer en de naamgeving van bestanden. Bovendien mogen niet alle medewerkers zomaar toegang krijgen tot alle documenten, dus er moeten afspraken komen over de rechten. Vanuit Eluxis hanteren we het volgende stappenplan voor het optimaal inkleden van een DMS. Het stappenplan voorziet in de belangrijkste aandachtspunten bij het creëren van een werkbare informatiestructuur en categorisering.