IDS voor Nedap Livestock Management

Nedap Livestock Management heeft IDS aangeschaft; het Component Content Management Systeem (CCMS) van Eluxis. Met IDS ontwikkelt Nedap haar informatieproducten (handleidingen, brochures enz.) op een efficiëntere en snellere wijze, zodat kosten bespaard worden. In dit artikel laten we zien hoe het traject eruit ziet vóórdat het systeem daadwerkelijk geïnstalleerd en geïmplementeerd wordt. Het invoeren van een CCMS vergt namelijk de nodige zorgvuldige aandacht.

Interactieve workshops

Vóórdat een CCMS ingericht wordt, moet worden nagedacht over onder andere wie de productinformatie ontwikkelt, reviewt, publiceert (het informatieproces) en over de optimale informatievoorziening voor de gebruikers van de informatie, zoals klanten, distributeurs en eigen medewerkers. In een aantal interactieve workshops hebben we gezamenlijk de informatie-architectuur en het informatielandschap in kaart gebracht. Achtereenvolgens zijn de volgende workshops gehouden:

Waardeketen & Customer journey

Een belangrijke reden waarom Nedap productinformatie maakt, zijn de gebruikers en distributeurs van haar producten. Als eerste stap hebben we daarom de complete waardeketen van deze doelgroepen in kaart gebracht. Hierbij zijn we ingegaan op de activiteiten die de doelgroep doorloopt, aangevuld met haar taken, wensen en pijnpunten: de customer journey. Deze customer journey maakt duidelijk welke soorten informatie ontwikkeld moet worden. Wat vindt de gebruiker écht belangrijk? Op welk moment wil de gebruiker welke informatie? En waar zit de gebruiker écht op te wachten?

Information Needs Analysis

De uitkomsten van de customer journey zijn verder uitgewerkt in de INA (Information Needs Analysis). De INA geeft het overzicht van de huidige en gewenste informatieproducten en informatieservices, met een toelichting per doelgroep van doel, inhoud en uitvoering. De INA bestaat uit twee delen: inhoud en uitvoering (respectievelijk: wat leveren we en hoe doen we dat?). Ook hebben we informatieproductprofielen (IPP) opgesteld; een overzicht van de opbouw van de informatieproducten die gemaakt gaan worden.

Content Model

We weten nu exact welke informatieproducten Nedap wilt gaan ontwikkelen. De volgende stap is het verder detailleren van de betreffende informatieproducten. Hoe ziet de opzet van de informatiebouwstenen eruit (vanuit de CCMS-gedachte)? Welke metadata gaan we gebruiken voor het ontsluiten van de topics? Welke elementen gaan we gebruiken (volgens het DITA-schema)? Met behulp van het content model hebben we de technische kant van de informatieproducten gespecificeerd en hebben we de opbouw van informatieproducten, contentcomponenten en vereiste metadata bepaald.

Informatieprocessen

Hoe gaan de informatiestromen lopen? Hoe worden de informatieproducten gemaakt en onderhouden? Met het informatieproces hebben we vastgelegd hoe de informatiestromen gaan lopen, zodat alle betrokkenen weten wat er van ze gevraagd wordt. Wie zijn betrokken, welke stappen worden achtereenvolgens gezet en wat is er nodig (specificaties, input, informatie). De complete levenscyclus per informatieproduct is in kaart gebracht (creatie, review, publicatie, onderhoud enz.). Als extra detaillering hebben we ook het vertaalproces in kaart gebracht.

Projectmanagement voor CCMS

Tot slot hebben we Nedap geadviseerd over het beheer van de projecten en informatieprocessen. We hebben de rollen, taken en bevoegdheden vastgelegd. We hebben de beheerprocessen vastgelegd en we hebben handige visuele dashboards met de belangrijke KPI’s overgedragen, zodat Nedap deze makkelijk kan monitoren.

Door de toenemende druk en doorlooptijden voor de ontwikkeling van productdocumentatie, wilden we een efficiëntieslag maken. We moesten effectiever gaan werken. Eluxis heeft ons daarin begeleid met een set aan workshops en met de implementatie van IDS; het Component Content Management Systeem voor de ontwikkeling van onze productdocumentatie. IDS helpt ons bij het slimmer opzetten van onze documentatie. IDS is een gebruiksvriendelijk en flexibel pakket, dat op vele terreinen voordelen heeft ten opzichte van andere pakketten.