Methodieken voor kennisbehoud in organisaties

Eén van de aspecten van kennisprojecten zit in het behouden van onmisbare kennis. Wanneer medewerkers een organisatie verlaten door bijvoorbeeld het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd, kan daarop ingespeeld worden. In de HR-wereld heet dit het ‘off-board’ principe: wat doe je om de kennis van vertrekkende medewerkers te behouden? In dit artikel lichten we drie methodieken voor het behoud van kennis toe. Dit gaat van een intensief en brede aanpak tot een praktische, relatief simpel toepasbare, aanpak. Daarnaast laten we een voorbeeld vanuit onze eigen praktijkervaring.

Voor het behoud van kennis binnen een organisatie zijn methodieken en vele praktisch inzetbare middelen voor handen, bijvoorbeeld exit-interviews, meestersgezelrelaties, kennissessies, reconstructiesessies, projectevaluaties en kennis vastleggen op papier. In dit artikel gaan we in op drie bewezen methodieken / middelen, die ieder een andere impact hebben:

• ROK-model® (structureel kennisbehoud vanuit een breed perspectief bekeken)
• ROCK-methodiek (kennisbehoud door intensieve kennissessies)
• Model-leer methodiek (kennisbehoud door modelleren / documenteren)

Wanneer een organisatie serieus werk wil maken van kennisbehoud op lange termijn, kan vanuit het ROK-model® gewerkt worden(1). De afkorting staat voor Rendement op kennis®. Dit model wordt al meer dan twintig jaar succesvol toegepast voor het behouden van kennis. De kern van dit model is het brede perspectief vanuit waar naar kennis gekeken wordt. Kennis kan bijvoorbeeld door middel van kennisuitwisseling overgedragen worden, kan vastgelegd worden (documenten), kan ingezet worden voor opleiden en kan opgeslagen worden in systemen. Vaak is een combinatie van deze componenten de succesformule. Dit model helpt organisaties om vanuit organisatiedoelen naar kennis te kijken en op basis daarvan te komen tot succesvolle manieren van kennisbehoud. Het model bestaat uit 5 stappen:

Vanuit een organisatorisch strategisch perspectief wordt er naar kennis gekeken; hoe kan kennis bijdragen aan het behalen van organisatiedoelen? Dit leidt tot een globaal plan waarin staat waar mogelijke kansen liggen. Door een focus te bepalen wordt een concreet plan van aanpak ontwikkeld. Er worden prioriteiten gesteld en er worden keuzes gemaakt voor de in te zetten middelen voor kennisbehoud. Om écht de vruchten te plukken van kennis is zetten we áltijd vier componenten in: documentatie, opleiden, uitwisseling en systemen. Kennis wordt dus niet enkel geborgd in een document, maar er wordt gekeken naar hóe kennis optimaal kan renderen. Kennis en informatie moeten goed ontsloten worden, soms in een specifiek kennissysteem en kan worden ingezet tijdens inwerk- of opleidingstrajecten. Kennisborging dient hier dus een breed doel. Door werkzaamheden met betrekking tot kennisborging in te bedden in processen, komt een organisatie nooit meer voor onverwachte verrassingen te staan: kennis is altijd aanwezig. Dat levert uiteindelijk een rendement op van vele duizenden euro’s.

Een iets minder brede, maar wel toch intensieve methodiek is de ROCK-methodiek(2). Deze methodiek kan gebruikt worden in de tweede en derde stap in het ROK-model®. De afkorting staat voor ‘Retention of Critical Knowledge’ (behoud van essentiële kennis). Zelf hebben we deze methodiek afgelopen jaren mogen ontdekken dankzij contact met de grondlegger dhr. Van Unnik (voormalig hoofd kennismanagement bij Shell). De ROCK-methodiek wordt ingezet om kennis van vertrekkende medewerkers te delen met collega’s. Tijdens een vooraf bepaalde set aan bijeenkomsten wordt de vertrekkende medewerker op een gestructureerde wijze bevraagd over de kennis die hij/zij heeft. Denk aan opgedane ervaringen en inzichten die vooral in het hoofd aanwezig zijn. De vertrekkende medewerker krijgt de mogelijkheid om de bijeenkomsten in alle rust voor te bereiden.

Bijeenkomsten worden georganiseerd per thema, bijvoorbeeld ‘netwerken’, ‘leermomenten’ en ‘toekomst’. Het idee is dat een groep collega’s, opvolgers of leidinggevenden bij al deze bijeenkomsten aanwezig is. Hierdoor wordt kennis breed overgedragen. Aanwezigen kunnen vanuit hun verschillende achtergronden doorvragen, waardoor een interessante kennisdeling tot stand komt.

Hét onderscheidende kenmerk van de ROCK-methodiek is dat feitelijk juiste kennis niet perse van belang is. Eigen ervaringen en kennis als ‘zo dachten we erover’ zijn des te belangrijker. Dit is typische kennis die nagenoeg nooit vastgelegd wordt binnen organisaties, maar bijzonder belangrijk kan zijn voor nieuwe medewerkers.

Een relatief eenvoudig toepasbare methodiek is het ‘model-leren’, bedacht door Max Herold(3)(4). Deze methodiek kan ingezet worden in de derde stap in het ROK-model®. De kern van deze methodiek is het gebruiken van bepaalde modelleertechnieken waardoor kennis eenvoudig vastgelegd kan worden. Als een medewerker die deze techniek gebruikt, samen zit met een inhoudelijk expert, dan ontstaat er een basale vorm van kennisdeling. Deze kennis kan gebundeld worden in een document en zo ontstaat er een geschikte vorm die medewerkers kunnen naslaan. De model-leren methodiek heeft als doel om impliciete kennis expliciet te maken. Er wordt geprobeerd erachter te komen hóe een inhoudelijk expert zijn taken uitgevoerd. De techniek is vrij eenvoudig en in principe zou iedere medewerker hier een bijdrage aan kunnen leveren:

• metaforen vinden om de vaardigheden te analyseren;
• ordenen van gevonden informatie op basis van ‘hoe-vragen’;
• concretiseren van ‘hoe-vragen’, zodat deze testbaar en overdraagbaar worden;
• vinden van gouden regels die van belang zijn bij het toepassen van vaardigheden;
• verwerken van deze kennis in een presentatie of factsheet om deze over te kunnen dragen.

Al vele jaren zijn we werkzaam voor het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier. Het doel van de kennisprojecten die we begeleiden is het expliciet maken van impliciete kennis en het combineren van bestaande expliciete kennis. De focus lag hierbij op kennis die van cruciaal belang is voor de werking van de objecten (gemalen). Het ROK-model® en ROCK lagen hieraan ten grondslag.

Samenvatting van kennisborging bij het hoogheemraadschap
Samen met onze opdrachtgever en diverse medewerkers hebben we bij aanvang een aantal vormen voor kennisborging gekozen. De onderwerpen die geborgd moesten worden waren onder andere: overzichtsdocumenten -en illustraties, procedurele kennis voor bediening bij noodsituaties en onderhoud. Deze objectieve kennis was zeer versnipperd. Een deel staat in bestaande documenten en een deel (met name de procedurele kennis) zit in de hoofden. We hebben door middel van desk research, interviews en het uitvoeren en controleren van vele handelingen kennis vastgelegd. Tijdens de handelingen werd kennis niet alleen met mij gedeeld, maar ook met andere collega’s voor wie deze kennis van belang is. In deze projecten ging het om kennis die uiterst betrouwbaar moest zijn, omdat deze kennis gebruikt gaat worden bij toekomstige handelingen (aantoonbaarheid, betrouwbaarheid, veiligheid). Handelingen werden dan ook altijd gecontroleerd en vaak meermaals uitgevoerd. Uiteindelijk is alle kennis vastgelegde en dusdanig vormgegeven, dat ze toegankelijk is voor de nieuwe generatie medewerkers. Tevens zijn deze documenten ontsloten in de juiste systemen. De kennis is hierdoor toegankelijk voor de medewerkers en kan ingezet worden voor inwerkprogramma’s en opleidingstrajecten(5).

1. Eluxis bv. (2019). Rendement op Kennis-model®. Geraadpleegd op 14 maart 2019 via www.eluxis.com
2. Herold, M. (2009). Modelleren in het kader van ROCK-Kennismanagement. Managementissues.com. Geraardpleegd op 14 maart 2019 via www.managementissues.com
3. Herold, M. (2012). Scientific (Knowledge)Management Next Generation. Managementissues.com. Geraardpleegd op 14 maart 2019 via www.managementissues.com
4. Herold, M. (2005). The ‘Knowledge Based Networking Nation’. Managementissues.com. Geraardpleegd op 14 maart 2019 via www.managementissues.com
5. Geense, D. (2018). Kennis inzetten voor het waterschap. Eluxis.com. Geraardpleegd op 14 maart 2019 via www.eluxis.com