Zoeken naar kennis voelt soms als zoeken naar je huissleutels

Vanochtend was ik bijna te laat op kantoor. Deze keer niet vanwege een rood stoplicht, maar door mijn huissleutels. Of nou ja, eerder de afwezigheid daarvan. Daar stond ik voor de achterdeur. Ik wist het toch zeker dat ik ze net nog in mijn hand had… Herkenbaar? Je loopt dezelfde plekken drie keer langs, kijkt op logische én onlogische plekken en begint uiteindelijk te twijfelen aan je eigen geheugen. Frustrerend, en vaak ook compleet onnodig. Want meestal liggen ze gewoon ergens waar je ze niet verwachtte… Of waar je ze eigenlijk altijd laat slingeren.

Dat gevoel van zoeken naar iets wat er gewoon is, kennen we allemaal. Want als je geen vaste plek hebt om iets neer te leggen, wordt terugvinden al snel een kwestie van geluk in plaats van logica.

Wanneer informatie onnodig moeilijk vindbaar is

In organisaties gebeurt precies hetzelfde, maar dan met documenten, afspraken en kennis. Belangrijke bestanden staan verspreid over verschillende mappen, versies circuleren via e-mail en cruciale informatie zit verstopt in de hoofden van collega’s. Iedereen weet dat het er ergens is, maar niemand weet precies waar. En dus wordt er gezocht. Soms minuten, soms uren. En soms wordt het simpelweg opnieuw gemaakt, omdat dat sneller lijkt dan het zoeken zelf.

Het probleem is niet het gebrek aan kennis

Het interessante is: het probleem is vaak niet dat kennis ontbreekt. Integendeel, er is vaak meer dan genoeg aanwezig. Alleen ontbreekt het overzicht en de zichtbaarheid. Zonder duidelijke opbouw, logische benamingen en vaste plekken wordt kennis onzichtbaar. Net zoals die sleutels die ergens in huis moeten liggen…

Waarom structuur het verschil maakt

Gelukkig is hier wel degelijk iets aan te doen. Met een heldere structuur en afspraken over waar informatie wordt opgeslagen, wordt oneindig zoeken verleden tijd: iedereen weet precies waar de informatie hoort te staan en hoe het is opgebouwd. En daar ligt ook de kracht van goed kennismanagement in organisaties. Vindbaarheid van kennis bespaart niet alleen tijd en frustratie, maar voorkomt ook dubbel werk en misverstanden.

Zo krijg je grip op kennis in je organisatie

Eluxis helpt organisaties om grip te krijgen op hun kennis door bijvoorbeeld het ontwikkelen van een passend kennisportaal of het ontwikkelen van een duidelijke kennisstructuur. Zo zijn medewerkers minder tijd kwijt aan zoeken, en hebben hierdoor meer tijd voor wat echt belangrijk is: het goed uitvoeren van het werk.

Groetjes,
Floor

PS: Mijn huissleutels? Die zaten al in de deur, uiteraard…