Ontsluiten van documenten in een DMS

Zeg je Eluxis, dan zeg je documentatie. Onze informatiespecialisten zijn dagelijks in de weer om documentatie te ontwikkelen, te ontwerpen, vorm te geven en slim in te kleden in systemen (ontwikkelkant CCMS en beheerkant DMS). In dit artikel staan we stil bij de beheerkant van documentatie: hoe zorg je voor de juiste digitale ordening en ontsluiting in het documentmanagement systeem?

Stappenplan voor een werkbare informatiestructuur en categorisering

In het bedrijfsleven is de ordening van documenten complex. Er zijn honderden, zo niet duizenden documenten die opgeslagen worden in één DMS. Documenten zoals werkinstructies, offertes, datasheets, handleidingen etc.. Het ordenen van deze grote hoeveelheid documenten vergt een gestructureerde aanpak. Documenten moeten volgens een bepaalde gedeelde logica worden opgeslagen en er moeten afspraken worden gemaakt over onder andere het versiebeheer en de naamgeving van bestanden. Bovendien mogen niet alle medewerkers zomaar toegang krijgen tot alle documenten, dus er moeten afspraken komen over de rechten. Vanuit Eluxis hanteren we het volgende stappenplan voor het optimaal inkleden van een DMS. Het stappenplan voorziet in de belangrijkste aandachtspunten bij het creëren van een werkbare informatiestructuur en categorisering.

Stap 1: Doel bepalen

In een DMS kan een mappenstructuur worden vormgegeven, maar het gebruik van een mappenstructuur kent een groot nadeel; de documenten zijn slechts via één manier terug te vinden. Wie bij aanvang van het zoeken een verkeerd pad kiest, zal niet bij het juiste document terecht komen. Het is daarom belangrijk dat er een strakke en logische indeling is. Een doel kan hierbij zijn: De mappen een zodanige structuur geven, dat de medewerkers hun documenten makkelijk kunnen opslaan en ook weer terugvinden. In een DMS is het altijd mogelijk om documenten via een zoekfunctie of via virtuele mappen te zoeken (descriptive taxonomy). Ontsluiting is daarom ook een belangrijk doel (zie stap 6). Daarnaast kan het doel van het vastleggen en het ordenen van informatie zijn: Informatie ontsluiten t.b.v. compliancy zodat we kunnen aantonen dat bepaalde afhandeling van procedures is gedaan.

Stap 2: Verzamelen van begrippen en documenten

Bij het verzamelen van begrippen kijken we naar de begrippen die door medewerkers worden gebruikt in de dagelijkse praktijk; bij het verzamelen van documenten analyseren we de inhoud en betekenissen van documenten zelf. Bij het verzamelen van de begrippen en documenten moet een keuze worden gemaakt over de voorkeursbegrippen. Welke begrippen moeten worden gebruikt bij het uiteindelijke ontsluiten? Het verzamelen van begrippen en documenten hoeft niet uitputtend te zijn. Het doel is om een dusdanige hoeveelheid documenten te verzamelen dat het mogelijk is om tot homogene groepen te kunnen komen (stap 3).

Stap 3: Samenstellen van homogene groepen

Door de verzamelde begrippen en documenten te bestuderen, kan een aantal categorieën worden herkend waarop de informatie kan worden ingedeeld. Zo kan informatie bijvoorbeeld worden ingedeeld op het thema, maar bijvoorbeeld ook op de doelgroep, het proces of hun redactionele vorm. Bij het samenstellen van de homogene groepen proberen we de groepen zo beperkt mogelijk te houden. Bij de onderverdeling van de informatiematrix in stap 4, staan we langer stil bij de documenten. De onderverdelingen in submappen is over het algemeen uitgebreider dan de overkoepelende categorieën.

Stap 4: Informatiematrix opstellen

De informatiematrix wordt gebruikt om voor een bepaald informatieproduct eigenschappen in kaart te brengen. Bij het uitwerken dient rekening te worden gehouden met de autorisatie (welke groepen autorisaties zijn er en wie heeft toegang tot welke informatie). Daarnaast beantwoorden we: doelgroep, informatiedoel, vorm, verantwoordelijkheden, eigenaarschap en kijken we naar waar documenten in de huidige situatie staan opgeslagen. Ook denken we vast na over eventuele metadata die aan documenten gekoppeld kunnen worden.

Stap 5: Systeemkeuze

Op basis van de gekozen categorieën en de informatiematrix kan een systeem gekozen worden. Denk bijvoorbeeld aan DMS (SharePoint, Alfresco, OpenText, M-files) of een netwerkschijf. Per hoofdcategorie kan worden bepaalt of en welk systeem wordt ingezet. Houd bij het systeem rekening met de mogelijkheden van versiebeheer en het toekennen van metadata. Houd er ook rekening mee dat informatie vertrouwelijk kan zijn en slechts toegankelijk mag zijn voor een beperkte, voorgedefinieerde groep. Het toekennen van metadata is in de regel een van de belangrijkste argumenten voor de systeemkeuze. Maar ook tijd, geld en autorisatiemogelijkheden zijn belangrijke beweegredenen.

Stap 6: Inrichten

Bij de daadwerkelijke inrichting van het DMS gaan we concreet maken van welke informatie documenten moeten worden voorzien (metadata). Hierbij zijn de administratieve en technische metadata van een document relevant (datum, bestandsformaat etc.), maar moet er wellicht meer informatie toegekend worden (assigned indexing). Deze informatieverrijking vindt plaats door het toekennen van terminologie, een classificatiecode of een beknopte samenvatting van het document. Naast de metadata dient een document zelf ook een logische naam te hebben. De bestandsnaam heeft een bepaalde (wegings-)invloed bij zoekopdrachten. Tevens zorgt een goede bestandsnaam ervoor dat een document goed te herkennen is in de zoekresultaten.

Stap 7: Implementeren

Bij de implementatie van een DMS of een netwerkschijf kunnen de volgende taken uitgevoerd worden:

Het daadwerkelijk toevoegen van documenten en metadata
Het faciliteren van gebruikerswensen (hoe willen gebruikers het systeem gebruiken? Mappen aanmaken, virtuele mappen aanmaken, zoekopdrachten definiëren, zoekportaal ontwerpen en ontwikkelen).
Faciliteren van beheerderswensen (hoe willen beheerders het systeem gebruiken? Specifieke toegang tot de mappenstructuur, geavanceerde zoekfunctie.
Beheerders en gebruikers trainen
Het systeem continu optimaliseren