Informatie beheren

Help, mijn kennis is niet te vinden!

Herkenbare situatie?

Twee ontwikkelaars op de R&D-afdeling, Jason en Julian, bespreken met Roan, de accountmanager, de oplossing voor de vraag van een klant die Roan heeft gesproken. Jason en Julian kijken fronsend, het lijkt veel werk. Roan zegt: “Volgens mij hebben we 3 jaar terug al eens zoiets gedaan. Dat kunnen we weer gebruiken.”. Julians gezicht klaart op: “Je kon wel eens gelijk hebben!”. Jason zegt: “Dat is fijn, maar waar kan ik dat vinden?”.

Roan begint verwoed te zoeken op de bedrijfsschijf. Jason en Julian kijken verwachtingsvol toe. 15 minuten later zegt Roan: “Gevonden!”

Julian bekijkt het document en zegt: “Huh, volgens mij is dit niet de juiste versie, want er ontbreekt een deel”.

Julian begint zelf te zoeken, maar kan het document niet vinden op de bedrijfsschijf. Dan schiet hem een tweede optie te binnen: “Misschien staat het nog op mijn eigen laptop”.

Tien minuten later heeft hij het bestand gevonden op zijn eigen laptop. Het vreemde is alleen dat het bestand op de bedrijfsschijf een recentere bewerkingsdatum heeft dan op zijn eigen computer. Voordat Jason ermee aan de gang kan, zal hij beide documenten moeten vergelijken om een derde, gecombineerde versie te maken.

Nu maar hopen dat ze dit derde document over 3 jaar terug kunnen vinden.

Maak kennis met Eluxis

053 – 480 30 40

info@eluxis.com

Maak een afspraak

Kennissystemen van Eluxis:

Worden door de gebruikers met plezier geraadpleegd.

Alleen een systeem dat tijd bespaart en intuïtief is, wordt met plezier gebruikt. Als de medewerkers de voordelen niet zien, heeft het systeem geen zin. Daarom zorgen we ervoor dat je medewerkers met plezier het nieuwe systeem raadplegen.

Hebben een duidelijk gestructureerde inhoud.

Een passende indeling van je kennis is randvoorwaarde voor het gemakkelijk vinden van je informatie. Voor elk bedrijf is deze weer anders. We bespreken samen wat de kennis in je organisatie is en over welke categorieën deze handig verdeeld kan worden. Dit vormt de basis voor de informatiestructuur.

Moedigen interactie tussen gebruikers aan.

Als je kennis deelt, krijgt deze meer waarde. De interactie die dat vraagt, is niet vanzelfsprekend. Bij het koffiezetapparaat gaat het toch vaker over het weer, dan over de laatste uitdaging tijdens je werk. Als medewerkers thuis werken, is het een nog grotere uitdaging om kennisdelen te faciliteren. Een kennissysteem helpt hierbij.

Zijn makkelijk doorzoekbaar.

Naast een duidelijke informatiestructuur is het erg belangrijk om een goede zoekfunctie te hebben in je kennissysteem. Een voorbeeld hiervan zie je in Wikipedia. Het is sneller om te Googlen op ‘hond wiki’ dan om de pagina over honden op te zoeken via het menu in de Wikipedia.

Om de zoekfunctie te ondersteunen zetten wij meta-data in. Door deze slim te selecteren scheelt het veel zoektijd voor de gebruiker.

Zijn goed te onderhouden.

Elk systeem vereist onderhoud. Voorbeelden van onderhoud zijn: systeemupdates en moderatie. Als je veel personaliseert aan een systeem, kan het veel onderhoud vergen. Tijdens het inrichten van het systeem houden wij hier rekening mee.

Zijn goed ingevoerd in de organisatie.

Een goede transitie binnen je organisatie is van cruciaal belang. Elke medewerker moet mee naar het nieuwe systeem, om het ultieme uit het systeem te halen. Wij helpen je om iedereen mee te krijgen!

Hebben een goede beheersorganisatie.

Kennis is mensenwerk. Daarom heb je een team met verschillende rollen en taken om je kennissysteem goed te laten gebruiken en onderhouden. Wij weten hoe je zo’n succesvol kennisteam moet samenstellen en trainen.

De oplossing van Eluxis

Geordend en terugvindbaar informatie opslaan is een hele kunst. Zowel start-ups als grote bedrijven hebben hiermee problemen. In veel bedrijven is er informatie genoeg, maar is dit een rommeltje.

Het gevolg is dat het wiel steeds weer wordt uitgevonden en dat medewerkers iedere keer hun eigen gang gaan. Gevolgen: verspilling van tijd en energie; frustratie bij het opzoeken; problemen met het waarborgen van kwaliteit en audits, omdat de werkwijzen niet onder controle zijn.

Eluxis helpt uw bedrijf in kaart te brengen welke kennis en informatie kritisch is. Samen met uw medewerkers richten we vervolgens de informatie- en documentatiesystemen goed in. We helpen met het goed inrichten van bijv. kennisbanken, documentatiesystemen en systemen voor opleiden zoals een LMS. Als die systemen er nog niet zijn, adviseren we om de juiste keuzes te maken.

We zorgen ervoor dat deze systemen de juiste informatiearchitectuur krijgen, die aansluit op uw bedrijfsprocessen en de gebruikers.

We zorgen voor de juiste technische inrichting, inclusief bijv. de inrichting van metadata, versiebeheer, workflow, autorisaties en goede zoekfuncties.

Omdat kennis mensenwerk is continu verandert, zorgen we er ook voor dat er een goede beheersorganisatie wordt opgezet. Wij weten welke rollen, taken en processen ingekleed moeten worden voor succes.

Ook zorgen we ervoor dat de gebruikers van de systemen de juiste training en informatie krijgen.

“Veel informatiesystemen zijn een zwart gat. Informatie gaat erin en wordt nooit meer teruggevonden. Een informatiesysteem dat door Eluxis is ingericht, is een stralende ster die medewerkers de weg wijst bij hun werk.”

Wat levert het op?

Na iedere 3 jaar komt Roan weer terug op de R&D-afdeling. Met een trotse glimlach vertelt hij dat hij weer een tevreden klant heeft. Die heeft hij een oplossing verkocht die al eerder gemaakt is. Had hij zelf al opgezocht en snel gevonden. Er is maar een klein beetje aanpassing nodig. Julian en Jason knikken instemmend. Fijn werken is dat zo.